Begriffe auf den Punkt gebracht

DMS

Theo Technologiedolmetscher

Das Dokumentenmanagement-System (abg.: DMS) ist ein System zur Verwaltung von Dokumenten. Dahinter steht die elektronische Speicherung und Verwaltung digitalisierter, ehemals papiergebundener Schriftstücke – beispielsweise aus Bereichen wie der Produktion, Warenwirtschaft, Betriebsdatenerfassung oder Finanzbuchhaltung. Das Ziel dabei ist, sämtliche Dokumente unternehmensweit einfach zugänglich zu machen.

Vorgehen bei der Nutzung eines DMS

Bestehende Papierdokumente werden mittels Scannern digitalisiert und anschließend kategorisiert, indiziert und gespeichert. Je detaillierter die Dokumente beschrieben werden (z. B. Verschlagwortung, Meta Tags), desto besser sind sie am Ende auffindbar. Letztendlich entsteht ein digitales Archiv, dass immer weiter über eingescannte sowie digitale Dokumente gefüllt wird.

Bedeutung des DMS

Gerade heute ist das DMS von hoher Bedeutung. Dies ist durch den technischen Fortschritt sowie das gestiegene Informationsaufkommen begründet.

Vorteile eines DMS

Unternehmen, die ein DMS pflegen, profitieren von den folgenden Vorzügen:

  • zentrale Speicherung an einem digitalen Ort
  • Verfügbarkeit von jedem Ort und zu jeder Zeit
  • vereinfachte Recherche durch Suchfunktionen
  • Möglichkeit der Verlinkung in Dokumenten
  • Standardisierung des Archivs
  • unterschiedliche Kategorisierungs- und Filtermöglichkeiten (z. B. nach Kunde, nach Erstellungsdatum)

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