Business Central Device Lizenz – Alles, was Sie wissen müssen

Exkurs: Vier Lizenztypen von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central wird in vier Lizenztypen angeboten:

• Essentials (Full User)
• Premium (Full User)
• Team Members (Limited User)
• Device (Limited User)

Bei Essentials und Premium handelt es sich um sogenannte Full User Lizenzen. Full User sind Anwender/-innen, die für ihre Tätigkeit umfassend mit den Geschäftsbereichsfunktionen in Dynamics 365 Business Central arbeiten müssen. Beispiele wären Vertriebsmitarbeitende, Kundendienstmitarbeitende oder Finanzbuchhaltende. Diese Anwender/-innen werden als Named User  Die Lizenzierungsoption Named User ist auf eine/-n Systembenutzer/-in limitiert. Ausschließlich die lizenzierte Person ist dazu berechtigt, auf die Softwarelösung zuzugreifen. Die Lizenzierun… Weiterlesen, sprich pro benanntem Nutzer/benannter Nutzerin, lizenziert. Essentials und Premium unterscheiden sich durch zwei Funktionsbereiche (Service und Produktion), die Premium zusätzlich enthält.

Die Business Central Team Members Lizenz ist für Anwender/-innen, die keine vollen Benutzerfähigkeiten erfordern, sondern für die lediglich eingeschränkte Schreib- und Leserechte ausreichen. Zuletzt lassen sich mit der Business Central Device Lizenz Geräte an Business Central anbinden, über die mehrere Mitarbeitende auf das System zugreifen können.

 

Was ist eine Business Central Device Lizenz?

Mit der Business Central Device Lizenz lassen sich Geräte (z. B. Kassen, Erfassungsgerät in Werkstatt oder Lager) an Business Central anbinden, über die mehrere Mitarbeitende auf Daten zugreifen können. Das heißt: Mehrere Benutzende können zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein lizenziertes Gerät verwenden und es ist keine eigene personengebundene Lizenz notwendig.

Je Device Lizenz wird ein Benutzername und ein Passwort für ein Gerät bereitgestellt. D. h.: Sie können nicht dieselbe Gerätelizenz für mehrere Geräte verwenden, sondern eine Gerätelizenz muss mit einem Gerät verknüpft sein. Es gibt keine Beschränkungen für die Anzahl der Benutzenden, die über eine Gerätelizenz auf die Anwendung zugreifen können. Allerdings kann die individuelle Nutzung durch die gemeinsame Anmeldung nicht nachverfolgt werden.

Wie auch bei der Team Members Lizenz sind die Funktionen auf grundlegende Prozesse beschränkt und die Device User können auch mit Erweiterungen arbeiten. 

 

Was sind klassische Beispiele für den Einsatz der Device Lizenz?

• Point of Sale (physisches Geschäft): Über die Device Lizenz können Sie beispielsweise ein Gerät anbinden, über den Waren- oder Dienstleistungstransaktionen mit Kundinnen und Kunden verwaltet werden.
• Filialleiter/-in: Über die Device Lizenz können Sie beispielsweise ein Gerät anbinden, das für die Organisation eines Standorts verwendet wird (z. B. Inventar auffüllen, Kassen abgleichen, Quittungen verarbeiten, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen für den Betrieb des Standorts einkaufen, Mitarbeitende verwalten, Berichte verwalten)
• Produktionshalle: Über die Device Lizenz können Sie beispielsweise ein Gerät anbinden, das für administrative Tätigkeiten in der Produktionshalle verwendet wird (z. B. Ein- und Ausstempeln, Produktionsaufträge starten und beenden, Prozessaktivitäten wie Fortschritte, Materialverbrauch, Dokumente, Urlaubssalden).
• Lagerhalle: Über die Device Lizenz können Sie beispielsweise ein Gerät anbinden, das für administrative Tätigkeiten in der Lagerhalle verwendet wird (z. B. Stammdatenpflege, Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand, Inventurkontrollen, Verbuchung von Materialverbrauch gegen Produktionsaufträge).

 

Wie viele Full User müssen bezogen werden, um Team Members zu lizenzieren?

Der/Die erste (bezahlte) Benutzer/-in, der sich bei Dynamics 365 Business Central anmeldet, kann kein User im Rahmen einer Device Lizenz sein. Es ist mindestens ein Full User (Essential oder Premium) auf dem Tenant erforderlich, bevor ein Device User beitreten kann.

So können Anwender/-innen mit der Device Lizenz beispielsweise auch keine neuen Unternehmen anlegen.

 

Wann lohnt sich die Device Lizenz?

Die Ausschöpfung von Device Lizenzen ist eine großartige Möglichkeit, um bei der Lizenzierung von Dynamics 365 Business Central Geld zu sparen. Je nach Anwendungsfall sogar im Vergleich zur anderen Limited User Lizenz Team Members. Schließlich lizenzieren Sie beispielsweise Ihre Mitarbeitenden an der Kasse oder im Lager nicht einzeln personengebunden, sondern stattdessen das von allen zu unterschiedlichen Zeiten genutzte Gerät (z. B. ein Kassengerät, ein Zeiterfassungsgerät).

Beispiel: Device Lizenz ist günstiger als die Team Members Lizenz und als die Full User Lizenz

Angenommen, Sie haben einen Großhandel, bei dem Kundinnen und Kunden auch vor Ort einkaufen können. Es gibt eine Kasse, die monatlich durch sechs Mitarbeitende in ihren jeweiligen Schichten bedient wird.

Wir zeigen Ihnen nachfolgend die Kosten, die Sie hätten, wenn Sie die Anforderungen über unterschiedliche Wege lizenzieren würden:

• 6x Essentials Lizenz: 6 x 65,50 € = 393,00 € mtl. und 4.716,00 € jährl.
• 6x Team Members Lizenz: 6 x 7,50 € = 45,00 € mtl. und 540,00 € jährl.
• 1x Device Lizenz: 1 x 37,40 € = 37,40 € mtl. und 448,40 € jährl.

Beispiel: Device Lizenz ist teurer als die Team Members Lizenz, aber günstiger als die Full User Lizenz

Das Ergebnis der zuvor genannten Situation würde anders aussehen, wenn nur vier Mitarbeitende an dem Gerät arbeiten würden. Dann wäre die Team Members Lizenz die günstigere Wahl.

Dazu auch noch einmal die Rechnung:

• 4x Essentials Lizenz: 4 x 65,50 € = 262,00 € mtl. und 3.144,00 € jährl.
• 4x Team Members Lizenz: 4 x 7,50 € = 30,00 € mtl. und 360,00 € jährl.
• 1x Device Lizenz: 1 x 37,40 € = 37,40 € mtl. und 448,40 € jährl.

 

Fazit

Die Device Lizenzierung kann die wirtschaftlichste Option sein, um die oben beschriebenen Anwendungsfälle (z. B. Kasse, Gerät in der Lager- oder Produktionshalle) abzubilden, ohne Anwender/-innen für Dynamics 365 Business Central lizenzieren zu müssen. In erster Linie sollten Sie immer ganz genau prüfen, ob für Ihr Vorhaben Full User oder Limited User Lizenzen notwendig sind. Anschließend ist es auch sinnvoll, die beiden Optionen Team Members und Device Lizenz gegeneinander zu rechnen. Ein weiterer Spar-Tipp: Sollten Sie in Ihrem persönlichen Fall ausschließlich den Lesezugriff für Ihre Mitarbeitenden benötigen, schauen Sie sich gerne unseren Blogartikel “Kostenloser Zugriff über Microsoft Teams auf Business Central” an. Denn in dem Fall kann auch eine Microsoft 365 Lizenz ausreichen, mit welcher die Daten aus Business Central in Microsoft Teams angezeigt werden können.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie sich nicht sicher sind, was für Sie infrage kommt.