23. Juni 2017

Dokument per E-Mail in Dynamics NAV 2017 mit Textvorlage senden

anaptis Blog Tipps

Bereits in Microsoft Dynamics NAV 2016 ist es möglich Dokumente per E-Mail zu versenden. Mit Microsoft Dynamics NAV 2017 können Sie E-Mail-Texte ganz einfach individualisiert und als Vorlage speichern.

Vorteil: Es sind keine programmierseitigen Eingriffe notwendig. Die Vorlagen können einfach vom Benutzer erstellt werden. Microsoft verwendet das Word-Layout-Feature, um den E-Mail-Text zu generieren, der automatisiert für die E-Mail verwendet wird. Es kann aus einer Vielzahl an Layouts für häufig genutzte Reports in Microsoft Dynamics NAV gewählt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um das gewünschte Word-Layout für Ihre E-Mail auszuwählen

1. Öffnen Sie die Berichtsauswahl Verkauf über die Suche. Hier finden Sie das neu hinzugefügte Feld “Layout Beschreibung E-Mail-Text”.
2. Wählen Sie das Word Layout aus, das Sie für die gebuchten Verkaufsrechnungen verwenden möchten:

Auswahl einer Word-Vorlage für das E-Mail-Text-Layout

Abbildung 1: Auswahl einer Word-Vorlage für das E-Mail-Text-Layout

 

3. Um eine Verkaufsrechnung per E-Mail zu versenden, öffnen Sie die Page “Gebuchte Verkaufsrechnungen” und wählen Sie die Verkaufsrechnung aus, die Sie per E-Mail verschicken möchten.

4. Anschließend wählen Sie die Funktion “Per E-Mail senden” vom Tab “Aktionen”. Im folgenden Beispiel wurde die Vorlage “Red – Email Body” verwendet:

 Dokument per E-Mail in Microsoft Dynamics NAV 2017 mit E-Mail-Textvorlage versenden

Abbildung 2: Dokument per E-Mail in Microsoft Dynamics NAV 2017 mit E-Mail-Textvorlage versenden

 

Wenn Sie einen Dokument versenden möchten, ohne dass sich dieser in Outlook öffnet, dann nehmen Sie die Option “In Outlook bearbeiten” heraus. So können Sie die E-Mail-Adresse und weitere Details im selben Fenster spezifizieren. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, den Bericht als E-Mail-Anhang zu versenden. Wählen Sie dazu die Option “Für E-Mail-Anhang verwenden” in der “Berichtsauswahl – Verkauf” aus:

Berichtsauswahl – Verkauf – Für Email-Anhang verwenden

Abbildung 3: Berichtsauswahl – Verkauf – Für Email-Anhang verwenden

Sofern die Option “In Outlook bearbeiten” gewählt wurde, können Sie die E-Mail vor dem Senden in Outlook prüfen und gegebenenfalls weiter bearbeiten:

Gebuchte Verkaufsrechnung als E-Mail-Anhang und E-Mail-Text versenden

Abbildung 4: Gebuchte Verkaufsrechnung als E-Mail-Anhang und E-Mail-Text versenden

 

Wo liegen die Vorteile der E-Mail-Textvorlagen?

1. Mit der Möglichkeit vordefinierte E-Mail-Vorlagen sowohl für den internen Gebrauch als auch für die Kunden-Kommunikation zu nutzen, sparen Anwender wertvolle Zeit und aufwändige Anpassungen.
2. Das Beste ist, dass kein Limit bezüglich der Anzahl von Word Layouts für einen Report existiert.
3. Zudem benötigen Sie keine Entwicklerlizenz oder einen externen Entwickler, um eine Word Vorlage zu erstellen. Voraussetzung ist einzig ein grundsätzliches Verständnis für das E-Mail-Feature von Microsoft Word.