28. August 2022

Zeit sparen durch cleveres Filtern in Microsoft Dynamics NAV

anaptis Blog Tipps

Dieser Blogartikel hält allgemeine Tipps fürs Filtern in Microsoft Dynamics NAV (ehem. Navision), mit denen Sie kostbare Zeit bei der täglichen Arbeit sparen, für Sie bereit.

Grundsätzlich wird in Dynamics NAV zwischen dem Filtern und Suchen von Datensätzen unterschieden. Mit dem Tastenkürzel (Strg)+(F) wird in einer Liste gesucht:

 

Suchen in Verkaufsaufträgen

Suchen in Verkaufsaufträgen

 

Geben Sie die Spalte sowie den Suchbegriff an. Der vom System gefundene Datensatz wird bei einer Suchanfrage in Microsoft Dynamics NAV blau markiert:

 

Filterergebnis Verkaufsaufträge

Abbildung 2: Filterergebnis Verkaufsaufträge

 

Tipp: Achten Sie wie in Excel auf eine sinnvolle Sortierung!

 

Schnellfilter in Dynamics NAV

Kommen wir von der Suchanfrage zur Filterung. Um Daten in Listen zu filtern, kann der Schnellfilterbereich genutzt werden:

 

Microsoft Dynamics NAV Schnellfilter

Abbildung 3: Microsoft Dynamics NAV Schnellfilter

 

Es kann nach allen Feldern der Tabelle, die einer Liste hinterlegt ist, gefiltert werden. Hier wird die Artikelliste auf das Wort „rad“ gefiltert:

 

Microsoft Dynamics NAV - FIlterung per Schnellfilter

Abbildung 4: Microsoft Dynamics NAV – FIlterung per Schnellfilter

 

Der Filterbegriff kann zudem weiter verfeinert werden:

Beispiele:
Feld Beschreibung: *Rad*|*Tür* (Rad oder Tür)
Feld Beschreibung: *Rad*&*Tür* (Rad und Tür)
Feld Nr. : 1000..1200 (1000 bis 1200)
Feld Nr.: 1200.. (1200 und Folgende)
Feld Nr.: <1200 (kleiner 1200)

Hinweis: Die Felder der Schnellfilterung beziehen sich immer nur auf die eingeblendeten Spalten.

Tipp: Schneller erfolgt die Filterung, indem Sie den Feldwert markieren, auf den Sie filtern wollen und anschließend mit der Tastenkombination (Alt)+(F3) filtern. Es wird ausschließlich auf den exakten Suchbegriff gefiltert. Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet.

 

Erweiterte Filter in Dynamics NAV

Um Filter zu kombinieren, muss der „erweiterte Filterbereich“ genutzt und dafür zunächst aufgeklappt werden:

 

Microsoft Dynamics NAV – Erweiterter Filter

Abbildung 5: Microsoft Dynamics NAV – Erweiterter Filter

 

Hinweis: Im zugeklappten Zustand wird eine bereits aktive Filterung unter dem Suchfeld angezeigt. Im folgenden Beispiel soll die Artikelnummer kleiner als 2000 sein und die Beschreibung soll den Ausdruck „rad“ enthalten:

 

Microsoft Dynamics NAV – Ergebnisse erweiterter Filter

Abbildung 6: Microsoft Dynamics NAV – Ergebnisse erweiterter Filter

 

Achtung: Sobald Sie das Filterfeld des erweiterten Filterbereichs verlassen, wird der verwendete Filterausdruck automatisch in einen Datums-Ausdruck “übersetzt”:

 

Filtern mit Filterausdrücken

Abbildung 2: Filtern mit Filterausdrücken

 

 

Filtervariablen in Dynamics NAV

Mithilfe vordefinierter Filtertexte kann einfach und schnell nach einer “ODER-Filteranweisung” gesucht werden. So kann beispielsweise nach einer zuvor definierten Liste an Debitoren mithilfe der Filter Variable %meinedebitoren gesucht werden.

Einrichtung der einzelnen Filtervariablen

1. Nehmen Sie die Einrichtung des Filtertextes %meinedebitoren in der Tabelle “Meine Debitoren” im Rollencenter vor, indem Sie auf “Liste verwalten” klicken.
2. Wählen Sie die gewünschten Debitoren über den Drop-Down-Pfeil aus.
3. Schließen Sie die Bearbeiten-Maske mit “OK”.

 

Dynamics NAV 2017 - Filtervariablen

Abbildung 1: Einrichtung der Filtervariable %meinedebitoren in Dynamics NAV 2017

 

Eingabe der Filtervariablen in der erweiterten Suche

1. Geben Sie in die erweiterte Suche den Filtertext %meinedebitoren oder kurz %mei ein.
2. Das System ersetzt den Filtertext durch das hinterlegte Filterkriterium: 01445544|01454545|10000|20000|30000|01121212

 

Filterausdrücke in Dynamics NAV

Bezeichnung Filterausdruck
Aktuelles Jahr (ausgehend vom Arbeitsdatum) j
Aktueller Monat (ausgehend von heute) MONAT
Aktuelle Periode (ausgehend vom Arbeitsdatum) p
Aktuelles Quartal (ausgehend von heute) QUARTAL
Aktuelle Woche (ausgehend von heute) WOCHE
Arbeitsdatum a
Bis Datum (z. B. Datensätze bis zum 23. des aktuellen Monats um 23:59:59 Uhr) ..23
Buchhaltungsperiode (z. B. Datensätze der Periode 8 und der folgenden Perioden) P8..
Datumsbereich filtern (z. B. Datensätze bis und einschließlich 31.12.2010) ..31 12 10
Folgeperiode (ausgehend vom Arbeitsdatum) p+1
Gestern (ausgehend von heute) GESTERN
Heutiges Datum h
Morgen (ausgehend von heute) MORGEN
Von-Bis-Datum (z. B. Datensätze vom 22. des aktuellen Monats 0:00:00 Uhr bis zum 23. des aktuellen Monats 23:59:59 Uhr) 22..23
Von Datum (z. B. Datensätze vom 23. des aktuellen Monats 0:00:00 Uhr bis zum Ende der Zeit) 23..
Vorperiode (ausgehend vom Arbeitsdatum) p-1

Anmerkungen

Arbeitsdatum
Beachten Sie, dass sich einige Filterausdrücke auf das Arbeitsdatum beziehen und andere auf das heutige Datum. In den Screenshots unten wird ausgehend vom Arbeitsdatum gefiltert:

 

Arbeitsdatum festlegen

Abbildung 1: Arbeitsdatum festlegen

 

Buchhaltungsperioden
Die Perioden-Filterausdrücke orientieren sich an den in der Buchhaltung eingerichteten Buchhaltungsperioden.

 

Filtern mit Filterausdrücken

Abbildung 3: Filtern mit Filterausdrücken

 

 

FlowFilter in Dynamics NAV

Mit dem FlowFilter von Microsoft Dynamics NAV lässt sich die Summenberechnung sogenannter FlowFields einschränken, um zum Beispiel nur Posten aus einer bestimmten Buchungsperiode zu berechnen. In einem Flowfield ist kein Wert hinterlegt, sondern eine Formel zur Berechnung des Wertes. Dieser wird dann zur Laufzeit aus den vorhandenen Daten berechnet. Typische Beispiele sind der Saldo eines Unternehmens oder der Lagerbestand eines Artikels. Durch den Flowfilter wird die Datengrundlage für diese Berechnung eingeschränkt.

 

Dynamics NAV 2017 - FlowFilter

Abbildung 2: FlowFilter in Microsoft Dynamics NAV 2017

 

Tipp: Ein gesetzter Flowfilter kann nicht durch (Strg)+(Umschalt)+(A) oder die Schaltfläche „Filter löschen“ aufgehoben werden. Der FlowFilter wird über die Seitentitel-Schaltfläche (falls vorhanden) oder (Strg)+(Umschalt)+(F3) aktiviert und durch Entfernen des Hakens oder (Strg)+(Umschalt)+(F3) wieder deaktiviert.

 

Speichern der Filteransicht in Dynamics NAV

Speichern Sie Ihre persönliche Filter-Ansicht

Klicken Sie hierzu auf die Überschrift der Liste und wählen „Ansicht speichern unter“:

 

Microsoft Dynamics NAV 2017 - Filterausdruck speichern

Abbildung 3: Filterausdruck speichern in Microsoft Dynamics NAV 2017

 

Vergeben Sie einen treffenden Namen.

 

Dynamics NAV 2017 - Filterausdruck benennen

Abbildung 4: Filterausdruck benennen in Microsoft Dynamics NAV 2017

 

Sie finden Ihre gespeicherte Ansicht in Ihren Listenplätzen.

 

Dynamics NAV 2017 - Aufruf gespeicherter Filterausdrücke

Abbildung 5: Aufruf gespeicherter Filterausdrücke in NAV 2017

Haben Sie Fragen zur sinnvollen Verwendung von Filter- und Suchanfragen in Microsoft Dynamics NAV?