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Die Einführung einer ERP-Lösung ist eine große Investition und bindet nicht nur Kapital und Zeit, sondern auch Personal. Nicht nur das, das Projektteam respektive die Key User sind sicherlich ein entscheidendes Erfolgskriterium für ein ERP-Projekt. Warum? Sie bilden die entscheidende Schnittstelle zwischen dem ERP-Dienstleister und den Fachabteilungen und tragen dafür Sorge, dass die Anforderungen der Mitarbeiter sich in der Anwendung wiederfinden. Durch den richtigen Einsatz von Key Usern gestaltet sich die Einführung einer ERP-Lösung folglich nicht als Top-Down-, sondern als Bottom-Up-Prozess. Nach dem Go Live sind es außerdem die Key User, die schulen und den Wissenstransfer übernehmen. Die Frage, die sich gerade durch geringe Ressourcen in kleinen und mittelständischen Unternehmen stellt, ist, wie man die Rolle der Key User mit geeigneten Mitarbeitern besetzt. In diesem Blogartikel klären wir darüber auf, wie dies in der Praxis gelingen kann.
Key User verknüpfen mehrere Perspektiven. Sie vertreten ihren jeweiligen Fachbereich nach außen und sind für den Fachbereich der zentrale Ansprechpartner und derjenige, der den Wissenstransfer leisten muss. Diese Aufgaben obliegen nicht jedem und so ist es nicht ganz einfach, geeignete Key User zu finden. Nach unserer Erfahrung gibt es aber in jedem Fachbereich geeignete Mitarbeiter. Wir bemühen uns, Ihnen eine Hilfestellung an die Hand zu geben.
Anforderungsprofil vor Organigramm
Wer könnte einen Fachbereich besser präsentieren und die Anforderungen verdeutlichen, als die Spitze der Abteilung? In einigen Fällen mag das zwar stimmen, wir empfehlen aber nichtsdestotrotz erst einige Überlegungen anzustellen, bevor hier voreilig gehandelt wird. Schließlich sind Abteilungsleiter gerade in größeren Unternehmen häufig vorwiegend mit administrativen Aufgaben betraut und weniger im operativen Tagesgeschäft tätig. Dementsprechend sind sie nicht im Detail mit den Abläufen und Problemstellungen vertraut.
Vorsicht: Die zweite Wahl sollte nicht auf denjenigen fallen, der viel freie Kapazität hat. Damit machen Sie es sich zu bequem. Doch wer kann die Aufgabe des Key Users im ERP-Projekt sonst übernehmen? Wir empfehlen ganz klar, sich weniger von Organigrammen und eher von Anforderungsprofilen und Leistungsträgern leiten zu lassen.
Fachliche Anforderungen
Ihr idealer Key User für das ERP-Projekt sollte sowohl eine hohe Fachkompetenz, als auch ein tiefgreifendes Verständnis für Abläufe und Herausforderungen in der Fachabteilung mitbringen – Stichwort Berufserfahrung.
Wenn wir uns als Beispiel mal den Fachbereich des Lagers herausnehmen, sollte der Key User einen Überblick über sämtliche Abläufe und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge haben. Dazu eignet sich beispielsweise nicht jemand, der nur mit dem Vorgang der Kommissionierung betraut ist. Außerdem ist ein gewisser Weitblick und Blick über den Tellerrand von Vorteil, damit auch fachbereichsübergreifende Prozesse einbezogen werden. Um noch einmal das Beispiel Lager zu nennen – hier gilt es die angrenzenden Prozesse zur Beschaffung und Produktion einzubeziehen.
Persönliche Anforderungen
Auf der persönlichen Ebene müssen Sie jemanden finden, der die Grätsche zwischen Empathie und Autorität meistert. Zudem sollte Ihr Key User motiviert sein, die Rolle besetzen zu wollen und offen für die neue Technologie sein. Bestenfalls wächst ihr Key User zu einem ERP-Botschafter heran, der seine Kollegen mitreißt und die Anwenderakzeptanz fördert. Schließlich lohnt sich eine so große Investition am Ende nur, wenn die Belegschaft es annimmt. Wenn ihr auserwählter Key User partout kein Interesse an der Rolle hat, sollten Sie weitersuchen.
Für die zielführende Arbeit im Projektteam sind außerdem eine analytische und abstrakte Denkweise sowie die Fähigkeit zur Problemlösung von Vorteil. Zur Evaluierung der ERP-Lösung sind ein technisches Grundverständnis sowie eine schnelle Auffassungsgabe essentiell. Zudem sollte der Key-User in der Lage sein, diplomatisch und fair diskutieren zu können.
Es muss kein Profi im Projektmanagement sein – eine organisierte und strukturierte Arbeitsweise erleichtern die Arbeit aber sicherlich. Zudem sollte er/sie sprachlich und didaktisch fit sein und gute Kommunikations- und Präsentationsskills mitbringen, um auch komplexe Inhalte verständlich veranschaulichen und Vorteile, Sinn und Zweck verdeutlichen zu können.
Optimale Rahmenbedingungen
Sie haben für sich Key User für jeden Fachbereich notiert, die in Frage kommen. Jetzt liegt es an Ihnen, die Mitarbeiter zu überzeugen, die Rolle wahrnehmen zu wollen. Dazu sollten Sie optimale Rahmenbedingungen schaffen.
Sie sollten unbedingt signalisieren, dass der Key User entlastet wird und damit aus dem regulären Tagesgeschäft weitestgehend losgelöst wird. Dazu ist im Hintergrund natürlich sicherzustellen, dass die Aufgaben auf Kollegen verteilt werden können. Schließlich benötigt die Person Zeit, um sich dem ERP-Projekt mit voller Aufmerksamkeit und Konzentration widmen zu können, denn es fallen Tests, Besprechungen, Schulungen und Workshops an.
Ist der Key User einverstanden, kann es losgehen. Um ERP-Lösungen evaluieren zu können, geben Sie sich nicht nur mit der Dokumentation zufrieden, sondern fragen Sie nach Workshops durch ERP-Dienstleister. Schließlich muss neben der technischen Komponente auch das Menschliche passen und es dürfen keine Fragen mehr offen bleiben.