Startseite | Microsoft Dynamics - Szenarien, Tipps & Tricks | Personenbezogene Daten richtig verarbeiten

Seitdem die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Mai 2018 in Kraft getreten ist, hat sich für Unternehmen im Umgang mit personenbezogenen Daten Einiges geändert. Personen haben nun das Recht, den Export, die Löschung oder die Änderung ihrer Personendaten zu beantragen. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central die Daten von Anfang an richtig klassifizieren, um im Handumdrehen auf diese Anforderungen reagieren zu können.

Welche Klassifizierungen von personenbezogenen Daten gibt es?

Normal
allgemeine Daten, die keine andere Klassifizierung haben

Vertraulich
kommerzielle Daten, die Sie für Buchhaltungs- oder andere Geschäftszwecke nutzen und nicht mit anderen Einheiten teilen möchten, z. B. Verkaufsposten

Persönlich
Informationen, die verwendet werden können, um eine betroffene Person, entweder direkt oder in Kombinationen mit anderen Daten zu identifizieren

Sensitiv
Informationen über die Herkunft, die politische Meinung, den Glauben, die Mitgliedschaft bei einer Gewerkschaft, die psychische und/oder mentale Gesundheit, die Sexualität oder Details über Straftaten

Wie klassifiziere ich Daten in Dynamics 365 Business Central?

Es gibt verschiedene Wege, Ihre Daten in Microsoft Dynamics 365 Business Central zu klassifizieren. Eine Möglichkeit ist der Hinweis vom System durch die Meldung „Sie haben nicht klassifizierte Felder, die Sie bearbeiten müssen.“. Dann klicken Sie im Menü auf „Extras“ und anschließend auf „Felddatenklassifizierung anzeigen“.

Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central aktiv nach dem Datenklassifizierungsarbeitsblatt suchen. Dementsprechend geben Sie „Datenklassifizierungsarbeitsblatt“ in den Suchschlitz ein.

Datenklassifizierungsarbeitsblatt suchen

Abbildung 1: Suche des Datenklassifizierungsarbeitsblatts

 

Sie erhalten die folgende Ansicht des Datenklassifizierungsarbeitsblattes:

Ansicht des Datenklassifizierungsarbeitsblatts

Abbildung 2: Ansicht des Datenklassifizierungsarbeitsblatts

 

Hier können Sie nun alle Felder klassifizieren und auf diesem Weg sichergehen, dass der Umgang mit den personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen korrekt abläuft.

Klassifizierung in Business Central ändern

Abbildung 3: Änderung der Klassifizierung

 

Wenn Sie die Vertraulichkeit Ihrer Daten eingestuft und geprüft haben, können Sie als Administrator jetzt leicht auf Anforderungen (z. B. Export, Löschung oder Korrektur von Daten) einer betroffenen Person reagieren. 

Wie gehe ich mit dem Antrag einer betroffenen Person um?

Es gibt drei Arten von Anforderungen, die eine betroffene Person stellen kann: Die Anforderung auf den Export von Daten, die Anforderung auf das Löschen von Daten und die Anforderung auf Korrektur der Daten.

Antrag auf Daten-Export

Die Datenschutzgrundverordnung soll Kunden/Arbeitnehmern den Wechsel zu anderen Anbietern/Arbeitgebern erleichtern und beinhaltet somit ein Recht auf Datenportabilität. Für Sie als Unternehmer bedeutet das, dass Sie alle gespeicherten Daten der betroffenen Person exportieren und in einem strukturierten Format bereitstellen müssen.

Um in Microsoft Dynamics 365 Business Central auf eine solche Anforderung zu reagieren, gehen Sie wie folgt vor. Sie wählen das Rollencenter „Verwaltung von Benutzern, Benutzergruppen und Berechtigungen“.

Abbildung 4: Auswahl des Rollencenters "Verwaltung von Benutzern, Benutzergruppen und Berechtigungen"

Abbildung 4: Auswahl des Rollencenters „Verwaltung von Benutzern, Benutzergruppen und Berechtigungen“

Neues Rollencenter gewählt

Abbildung 5: Aktualisiertes Rollencenter

 

In diesem Rollencenter finden Sie, wenn Sie im Menü die Registerkarte „Datenschutz“ wählen, Ihre Datenklassifizierungen und haben die Möglichkeit, Ihre Datensubjekte aufzurufen. Wir wählen beispielhaft das Datensubjekt „Verkäufer/Einkäufer“ und starten über „Aktionen“ das „Datenschutz-Hilfsprogramm“.

Aufruf des Datenschutzhilfsprogramms

Abbildung 6: Aufruf des Datenschutzhilfsprogramms

 

Jetzt wählen wir noch die Daten aus, die wir exportieren möchten.

Start Export

Abbildung 7: Wahl des Vorgangs

 

Verwenden Sie die Funktion „Schutz der Privatsphäre“. Dadurch können Sie personenbezogene Daten in einer Excel-Datei oder Rapidstart-Konfiguartionsdatei exportieren. Mithilfe von Excel können Sie die Personendaten bearbeiten und in einem häufig verwendeten, maschinell lesbaren Format wie .csv oder .xml speichern. Für RapidStart Konfigurationspakete können Sie auch Stammdatentabellen und die zugehörigen Tabellen, die Personendaten enthalten, konfigurieren.

Hinweis: Wenn Sie Daten exportieren möchten, geben Sie eine Mahnstufe der minimalen Empfindlichkeit an. Das Ergebnis des Exports enthält dann die minimalen und alle Empfindlichkeitsebenen darüber. Wenn Sie beispielsweise als „Persönlich“ klassifizierte Daten exportieren, enthält der Export auch Daten, die als „Vertraulich“ bezeichnet sind. 

Abbildung 9: Wahl der zu exportierenden Daten

Abbildung 8: Wahl der zu exportierenden Daten

Abbildung 9: Erfolgreicher Export der personenbezogenen Daten

Abbildung 9: Erfolgreicher Export der personenbezogenen Daten

 

Antrag auf Daten-Löschung

Eine betroffene Person kann anfordern, dass Sie alle Personendaten löschen. Dafür haben Sie verschiedene Möglichkeiten in Microsoft Dynamics 365 Business Central. In einigen Fällen können Sie die Daten direkt bearbeiten, das heißt zum Beispiel einen Kontakt löschen und dann die gesamten Interaktionen mit dem Kontakt zu löschen.

Antrag auf Daten-Korrektur

Die betroffene Person kann verlangen, dass Sie falsche Personendaten korrigieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten dazu: In einigen Fällen können Sie Listen nach Excel exportieren (siehe Antrag auf Export von Daten), um mehrere Datensätze schnell auf einmal zu bearbeiten. Anschließend müssen Sie die aktualisierten Daten dann nur noch importieren. Sie können auch manuell Eingabefelder, die Personendaten enthalten, wie Bearbeitungsinformationen über einen Debitor auf der Debitorenkarte bearbeiten.

Haben Sie weitere Fragen zum Umgang mit personenbezogenen Daten in Dynamics 365 Business Central?