Projektmanagement in Dynamics 365 Business Central.

alles im Blick:

Mit Dynamics 365 Business Central managen Sie Ihre Projekte inkl. Arbeitszeitnachweise und realisieren diese im Zeit- und Budgetrahmen. Dadurch können Sie jederzeit dem Budget die tatsächlichen Kosten gegenüberstellen oder Aussagen zum Projektverlauf (z. B. Rentabilität, Projektstatus, Ressourcennutzung) auf Basis verdichteter Echtzeitinformation treffen.

So gehen wir vor:

Unser Erfolgs-Rezept ist standardnah.

Werkstudent/Praktikant IT/Process Consultant

2Apps bzw. Add-Ons

Reicht die Standardlösung nicht aus, so können wir einige Herausforderungen ganz unkompliziert durch Add-Ons sowie Produkten von Microsoft (z. B. Microsoft 365, Microsoft Power Platform) lösen.

Cloud-Entwickler

3Anpassungen

Benötigen Sie weitere spezielle Funktionalitäten, so können wir Ihre Herausforderungen durch Individual-Anpassungen lösen. Melden Sie sich bei uns und wir beraten Sie gerne zu Ihrem Anliegen.

Leistungsstarke Funktionen:

Ihre Funktionen für das Projektmanagementl.

Dynamics 365 Business Central Projektaufgaben

  • Verwaltung von Projekten

    Im System können Sie Projekte über die sogenannte Projektkarte verwalten. Hier können Sie die unterschiedlichsten Angaben machen. Zum Beispiel:

    • Beschreibung des Projekts
    • Debitor/-in
    • Projektleitung
    • Aufgaben inkl. Start- und Enddatum, Budget und Kosten
    Projektkarte in Dynamics 365 Business Central
  • Aufgabenverteilung

    Im System können Sie im Rahmen des Projektmanagements Ihren Teammitgliedern Projektaufgaben zuweisen.

    Projektaufgabenzeilen in Dynamics 365 Business Central
  • Budgetierung

    Im System können Sie je Projekt eine Budgetierung vornehmen. Das Budget kann sehr einfach sein oder komplex, indem es sich über eine Vielzahl von Posten erstreckt, die in verschiedene Aktivitätsstufen unterteilt sind.

    Das Budget dient zum einen zum Planen der Ressourcen, die einem Projekt zugeordnet werden. Zum anderen können Sie jederzeit Ihre geplanten Beträge mit dem tatsächlichen Verbrauch vergleichen, wodurch Sie ein laufendes Projekt einfach kontrollieren können. Außerdem trägt dieses Vorgehen bei späteren Projekten zu einer höheren Qualität bei, da sich dadurch das Risiko unterschätzter Kosten verringert.

    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central
  • Faktura

    In einem laufenden Projekt können Projektkosten (z. B. Ressourcenverbrauch, Material, projektbezogene Einkäufe) anfallen und systemgestützt dokumentiert werden. Diese werden regulär der Debitorin/dem Debitor in Rechnung gestellt.

    Dieser Prozess obliegt in der Regel der Finanzbuchhaltung:

    zum Bereich “Finanzen”

  • Plantafel (App)

    Erweitern Sie das Projektmodul mithilfe des Add-Ons “Visual Job Scheduler” von Netronic um Gantt-Diagramme. So wird Ihnen die Projekt- und Ressourcenplanung sowie die Steuerung des laufenden Projekts per Drag-and-Drop erleichtert.

    mehr Informationen

  • Überwachung

    Nehmen Sie jederzeit einen Einblick in projektspezifische Kennzahlen (z. B. Rentabilität) auf Basis von Echtzeitdaten. Dies können Sie für einzelne Teile des Projekts oder insgesamt machen.

  • Verbrauchserfassung

    Außerdem können Sie den Verbrauch der Teile eines Projekts nachverfolgen (z. B. Ressourcenmengen). Die für das Projekt eingekauften Rohstoffe oder gebuchten Zeiten sind jederzeit einsehbar.

    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central
  • Zeiterfassung

    Sie können erbrachte Arbeitszeiten für ein Projekt in der dafür vorgesehenen Tabelle “Arbeitszeittabelle” nachhalten. Um sich das lästige manuelle Erfassen zu sparen, ist es möglich, Projektplanzeilen in die Arbeitszeittabelle zu kopieren.

    Außerdem ist es möglich, verschiedene Arbeitstypen zu definieren, falls Sie Ihrer Kundschaft verschiedene Leistungen in Rechnung stellen müssen.

    Schließlich wird die Arbeitszeittabelle von der für das Projekt verantwortlichen Person überprüft und genehmigt.

    Arbeitszeitnachweis in Dynamics 365 Business Central

 

anaptis Service:

Workshop: Wir richten den Bereich Projekte mit Ihnen ein.

Wünschen Sie sich Unterstützung bei der Einrichtung des Funktionsbereichs Projekte? Perfekt, Sie sind hier goldrichtig.

In diesem Workshop richten wir binnen zwei Tagen den Funktionsbereich Projekte gemeinsam so ein, dass Sie die Standardprozesse nutzen können. Remote oder vor Ort.

  • Zielgruppe

    Unternehmen, die sich für die Einrichtung des Bereichs Projekte in Dynamics 365 Business Central Unterstützung wünschen

  • Beschreibung

    Binnen zwei Tagen richten wir den Bereich Projekte in Dynamics 365 Business Central bei Ihnen ein. Das heißt im Detail: Aufgaben, Kapazitäten (z. B. Mitarbeitende), Planzahlen (Budgets oder vertraglich vereinbart), Projekte und Projektaufgaben.

    Dadurch sind Sie dann in der Lage, Standardprozesse auszuführen: Faktura, Fremdleistungen bzw. -verbräuche, Überwachung bzw. Controlling und Verbrauchserfassung.

    In diesem Workshop gehen wir gerne auch auf Microsoft Power BI ein. Visualisieren Sie Ihre Daten aus einer Vielzahl von Quellen (z. B. Dynamics 365 Anwendungen) und erhalten Sie hilfreiche neue Einblicke mit dem Business Intelligence Tool aus der Microsoft Cloud. Profitieren Sie beispielsweise von folgenden Auswertungen: Kapazitätsauswertung/Ressourcenauslastung, Budgetauswertung über mehrere Projekte, Auswertung über Fertigstellungsgrade und GANTT-Diagramm.

  • Voraussetzung

    Sie benötigen mindestens eine Dynamics 365 Business Central Lizenz (Essentials oder Premium).

Stark im Vergleich:

Ihr Nutzen durch unsere Funktionen im Bereich Projektmanagement.

Realistische Planung Ihrer Projekte

Durch das Projektmanagement in Dynamics 365 Business Central sind Sie in der Lage, Ihre Kapazitäten und Ressourcen für Projekte realistisch zu planen.

Anpassungen im Projektverlauf

Parameter wie Budgets können mithilfe des Systems je nach Projektverlauf jederzeit angepasst und kontrolliert werden.

Echtzeit-Reportings zu jeder Zeit

Sie können während des Projekts jederzeit Einblick in den Verlauf und in die Rentabilität Ihrer Projekte nehmen. Verfolgen Sie Rechnungen im Vergleich zu den Plankosten und treffen Sie intelligentere Entscheidungen über den Projektverlauf.

Von der Theorie zur Praxis:

Tutorial: Wie Sie Dynamics 365 Business Central im Projektmanagement nutzen können.

  • Wie kann ich mir einen Überblick über einzelne Projekte verschaffen?

    Dem Projektmanagement sollte es jederzeit möglich sein, die Projekt zu überblicken und Aussagen über den Status zu treffen. Im Dashboard der Mitarbeitenden im Projektmanagement sehen Sie alle aktuellen Aktivitäten und Statistiken auf einen Blick, die für Sie relevant sind. Außerdem können Sie hier auch Arbeitszeiten nachhalten. Vom Dashboard können Sie ebenfalls über das Lesezeichen Projekte oder über die Suche zu der Übersicht der Projekte gelangen und dort einzelne Projekte aufrufen.

     

    Dynamics 365 Business Central Projekte

     

    Durch Einsicht der Projektkarten lassen sich schnell Aussagen treffen zum:

    • Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich des Budgets
    • Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich der Aufgaben

    Mehr Informationen (z. B. Ressourcen, Material) zu den Aufgaben geben die Planungszeilen je Projekt:

     

    Dynamics 365 Business Central Projektaufgabenzeilen

    Projektaufgabenzeilen

     

    Auch ist es möglich, sich eine Übersicht aller Projektaufgaben anzeigen zu lassen:

     

    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central

    Projektplanzeilen

     

    Diese Daten helfen im Projektmanagement, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu realisieren.

    Ebenso können Mitarbeitenden des Projektmanagements sich jederzeit einen Überblick über die eingebundenen Projektmitarbeitenden verschaffen:

     

    Projekt Ressourcen Dynamics 365 Business Central

    Projekt Ressourcen

     

    So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen angemessen zuordnen. Auch ist es möglich, sich je Ressource Kapazitätsberichte anzuschauen – nach Tag, Monat oder beliebigen anderen Zeiträumen. So wird schnell ersichtlich, welche/r Mitarbeitende überbucht ist oder noch freie Slots hat.

    Am Ende werden Engpässe, die in Kundenunzufriedenheit resultieren, verhindert.

  • Wie erstelle ich ein neues Projekt?

    Neben der Einsicht laufender Projekte sollte die Projektleitung natürlich auch neue Projekte eröffnen können. Über das Dashboard des Projektmanagements können Sie ein neues Projekt  – entweder aus einer Vorlage oder blanko – erstellen.

     

    Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt erstellen

    Eröffnung eines neuen Projektes

     

    Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt aus bestehendem erstellen

    Neues Projekt aus bestehendem erstellen

     

    Das System vergibt infolgedessen automatisch eine neue Projektnummer für das neu angelegte Projekt.

    Nun haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung einzutippen. Wenn Sie sich für die Erstellung auf der Basis einer Vorlage entschieden haben, wählen Sie dann noch aus, welches Projekt als Grundlage dienen soll.

     

    Dynamics 365 Business Central: Beschreibung des neuen ProjektsBeschreibung des neuen Projekts

     

    Projektvorlage auswählen

    Wahl der Projektvorlage

     

    In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus anderen Projekten zu übernehmen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn sich das neue Projekt von dem Projekt, das als Vorlage dient, nur geringfügig unterscheidet.

    Wenn Sie die Angaben bestätigen, gelangen Sie zur Projektkarte Ihres soeben neu erstellten Projekts. Hier finden Sie nun alle Details, wie zum Beispiel Projektaufgaben, Fristen, Budgets und weitere Angaben.

     

    Projektkarte

    Ansicht der Projektkarte

  • Wie genehmige ich Arbeitszeitnachweise?

    Im Rahmen von Projekten sollten die Projektmitarbeitenden ihre Zeiten erfassen, damit diese fakturiert werden können. Projektleitende sind dafür verantwortlich, diese freizugeben. Im System können Projektmitarbeitende ihre Zeiten je Projekt erfassen (z. B. Projekt A, 4 Stunden am Di., Do., und Fr.). Anschließend reichen sie das Arbeitszeitblatt zur Genehmigung ein.

    Die übermittelten Arbeitszeitnachweise können Sie als Projektleitung entsprechend genehmigen oder ablehnen. Entsprechend ändert sich der Status des Arbeitszeitnachweises.

    In Ihrem Dashboard sehen Sie Ausstehende Arbeitszeitnachweise und können sich einen Überblick verschaffen, welche Nachweise übermittelt wurden, welche abgelehnt wurden und welche genehmigt wurden.

  • Wie erstelle ich ein Projektbuchungsblatt?

    Wurden die Arbeitszeitnachweise übermittelt und genehmigt, so bucht die Projektleitung die jeweiligen Projekte. Zur Buchung eines Projektbuchungsblatts gehen Sie ebenso über Ihr Dashboard und klicken auf die Kachel mit der Bezeichnung Projektbuchungsblatt, die sich neben der Kachel Neues Projekt befindet.

    Diese klicken Sie zur Vorbereitung für die Buchung an und erhalten daraufhin folgende Ansicht:

     

    Projektbuchungsblatt

    Ansicht des Projektbuchungsblatts

     

    Nun wählen Sie im Menü Zeilen anhand von Arbeitszeitnachweis vorschlagen, sodass die Zeilen automatisch mit Daten aus den genehmigten Arbeitszeitnachweisen gefüllt werden.

    Sind alle Angaben korrekt, schließen Sie den Prozess ab.

  • Wie erstelle ich eine Projektverkaufsrechnung?

    Sie können für das gesamte Projekt oder für einzelne Projektaufgaben eine Rechnung erstellen. Dazu markieren Sie ganz einfach in der Projektübersicht das Projekt bzw. die Projekte, für das/die Sie eine Projektverkaufsrechnung erstellen möchten.

     

    Projektverkaufsrechnung erstellen

    Erstellung einer Projektverkaufsrechnung

     

    Schließlich muss die Verkaufsrechnung gebucht werden. Sie haben vorher noch die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten.

    Sind alle Angaben korrekt, buchen und senden Sie die Rechnung.

     

    Verkaufsrechnung bearbeiten

    Bearbeitung der Verkaufsrechnung

     

    Die Vorteile für das Projektmanagement liegen auf der Hand. Das System liefert sämtliche Funktionen, mit denen Projektleitende ihre Aufgaben deutlich besser erledigen können. Die ERP-Lösung steigert die Produktivität, da Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben und Dateneingaben verbringen müssen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert und durch die ständige Übersicht aller Aktivitäten im Dashboard sowie durch umfangreichen Analysemöglichkeiten, treffen Sie stets die optimalen Entscheidungen.

 

Worauf warten Sie noch?

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