Projektmanagement in Dynamics 365 Business Central.

Dem Projektmanagement sollte es jederzeit möglich sein, die Projekt zu überblicken und Aussagen über den Status zu treffen. Im Dashboard der Mitarbeitenden im Projektmanagement sehen Sie alle aktuellen Aktivitäten und Statistiken auf einen Blick, die für Sie relevant sind. Außerdem können Sie hier auch Arbeitszeiten nachhalten. Vom Dashboard können Sie ebenfalls über das Lesezeichen Projekte oder über die Suche zu der Übersicht der Projekte gelangen und dort einzelne Projekte aufrufen.

Durch Einsicht der Projektkarten lassen sich schnell Aussagen treffen zum:

• Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich des Budgets
• Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich der Aufgaben

Mehr Informationen (z. B. Ressourcen, Material) zu den Aufgaben geben die Planungszeilen je Projekt:

Projektaufgabenzeilen

Auch ist es möglich, sich eine Übersicht aller Projektaufgaben anzeigen zu lassen:

Projektplanzeilen

Diese Daten helfen im Projektmanagement, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu realisieren.

Ebenso können Mitarbeitenden des Projektmanagements sich jederzeit einen Überblick über die eingebundenen Projektmitarbeitenden verschaffen:

Projekt Ressourcen

So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen angemessen zuordnen. Auch ist es möglich, sich je Ressource Kapazitätsberichte anzuschauen – nach Tag, Monat oder beliebigen anderen Zeiträumen. So wird schnell ersichtlich, welche/r Mitarbeitende überbucht ist oder noch freie Slots hat.

Am Ende werden Engpässe, die in Kundenunzufriedenheit resultieren, verhindert.

Neben der Einsicht laufender Projekte sollte die Projektleitung natürlich auch neue Projekte eröffnen können. Über das Dashboard des Projektmanagements können Sie ein neues Projekt  – entweder aus einer Vorlage oder blanko – erstellen.

Eröffnung eines neuen Projektes

Neues Projekt aus bestehendem erstellen

Das System vergibt infolgedessen automatisch eine neue Projektnummer für das neu angelegte Projekt.

Nun haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung einzutippen. Wenn Sie sich für die Erstellung auf der Basis einer Vorlage entschieden haben, wählen Sie dann noch aus, welches Projekt als Grundlage dienen soll.

Beschreibung des neuen Projekts

Wahl der Projektvorlage

In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus anderen Projekten zu übernehmen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn sich das neue Projekt von dem Projekt, das als Vorlage dient, nur geringfügig unterscheidet.

Wenn Sie die Angaben bestätigen, gelangen Sie zur Projektkarte Ihres soeben neu erstellten Projekts. Hier finden Sie nun alle Details, wie zum Beispiel Projektaufgaben, Fristen, Budgets und weitere Angaben.

Ansicht der Projektkarte

Im Rahmen von Projekten sollten die Projektmitarbeitenden ihre Zeiten erfassen, damit diese fakturiert werden können. Projektleitende sind dafür verantwortlich, diese freizugeben. Im System können Projektmitarbeitende ihre Zeiten je Projekt erfassen (z. B. Projekt A, 4 Stunden am Di., Do., und Fr.). Anschließend reichen sie das Arbeitszeitblatt zur Genehmigung ein.

Die übermittelten Arbeitszeitnachweise können Sie als Projektleitung entsprechend genehmigen oder ablehnen. Entsprechend ändert sich der Status des Arbeitszeitnachweises.

In Ihrem Dashboard sehen Sie Ausstehende Arbeitszeitnachweise und können sich einen Überblick verschaffen, welche Nachweise übermittelt wurden, welche abgelehnt wurden und welche genehmigt wurden.

Wurden die Arbeitszeitnachweise übermittelt und genehmigt, so bucht die Projektleitung die jeweiligen Projekte. Zur Buchung eines Projektbuchungsblatts gehen Sie ebenso über Ihr Dashboard und klicken auf die Kachel mit der Bezeichnung Projektbuchungsblatt, die sich neben der Kachel Neues Projekt befindet.

Diese klicken Sie zur Vorbereitung für die Buchung an und erhalten daraufhin folgende Ansicht:

Ansicht des Projektbuchungsblatts

Nun wählen Sie im Menü Zeilen anhand von Arbeitszeitnachweis vorschlagen, sodass die Zeilen automatisch mit Daten aus den genehmigten Arbeitszeitnachweisen gefüllt werden.

Sind alle Angaben korrekt, schließen Sie den Prozess ab.

Sie können für das gesamte Projekt oder für einzelne Projektaufgaben eine Rechnung erstellen. Dazu markieren Sie ganz einfach in der Projektübersicht das Projekt bzw. die Projekte, für das/die Sie eine Projektverkaufsrechnung erstellen möchten.

Erstellung einer Projektverkaufsrechnung

Schließlich muss die Verkaufsrechnung gebucht werden. Sie haben vorher noch die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten.

Sind alle Angaben korrekt, buchen und senden Sie die Rechnung.

Bearbeitung der Verkaufsrechnung

Die Vorteile für das Projektmanagement liegen auf der Hand. Das System liefert sämtliche Funktionen, mit denen Projektleitende ihre Aufgaben deutlich besser erledigen können. Die ERP-Lösung steigert die Produktivität, da Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben und Dateneingaben verbringen müssen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert und durch die ständige Übersicht aller Aktivitäten im Dashboard sowie durch umfangreiche Analysemöglichkeiten, treffen Sie stets die optimalen Entscheidungen.