DSGVO-Konformität mit Dynamics 365 Business Central.

Smarte Funktionen der Dynamics 365 DSGVO:

Im Rahmen der EU-DSGVO wurden Unternehmen einige Vorschriften auferlegt, denen sie im betrieblichen Alltag nachkommen müssen. Schließlich haben Personen dadurch bestimmte Rechte an ihren personenbezogenen Daten erlangt. 

Dynamics 365 Business Central verfügt im Standard bereits über viele nutzbringende Funktionen, die Ihnen dabei helfen, diesen Vorschriften nachzukommen. So müssen Sie sich weniger mit der Einhaltung auseinandersetzen und haben Zeit für das Wesentliche.

Dynamics NAV DSGVO:

Ihre Funktionen zur Einhaltung der DSGVO.

  • Aktivierung von Überwachungspfaden

    Überwachungspfade ermöglichen die Nachverfolgbarkeit und Etablierung von Verantwortlichkeiten.

    Das System enthält ein Änderungsprotokoll, mit dem Sie alle direkten Änderungen verfolgen können, die ein User an Daten in der Datenbank vornimmt. Darüber hinaus zeichnet das Änderungsprotokoll Änderungen an verschiedenen Systemtabellen auf, wodurch Sie Änderungen an Sicherheitssubsystemen wie Usern und Berechtigungen verfolgen können.

  • Automatische Verschlüsselung

    Wenn Ihr System in der Microsoft Cloud gehostet wird, sind alle Daten dank einer automatischen Verschlüsselung der Microsoft-Rechenzentren stets vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

  • Bearbeitung der Anträge betroffener Personen

    Sie tragen die Verantwortung und sind verpflichtet, jede Datensubjektanfrage sofort zu überprüfen und darauf zu reagieren.

    Das System unterstützt Sie bei folgenden Prozessen:

    • Suchen von Daten
    • Export von Daten
    • Löschen von Daten
  • Berichtigung von Daten

    Es gibt verschiedene Wege, unvollständige oder falsche Daten zu korrigieren.

    Massenbearbeitung mit RapidStart
    Zur schnellen Bearbeitung mehrerer Datensätze können Sie mit RapidStart Daten nach Excel exportieren, um mehrere Datensätze zu korrigieren und dann die geänderten Daten aus Excel zu importieren.

    Einzelbearbeitung
    Sie können Kundendaten, die in einem beliebigen Feld gespeichert sind, natürlich auch ändern, indem Sie das Datenelement, das die betroffenen personenbezogenen Daten enthält, manuell bearbeiten.

  • Export von Daten

    Sie können die Kundendaten mit RapidStart in eine Excel-Datei exportieren. In Excel können Sie dann die Kundendaten bearbeiten und in einem gängigen, maschinenlesbaren Format wie CSV oder XML speichern.

  • Klassifizierung der Datensensitivität

    Wenn Sie zu Beginn sorgfältig arbeiten, ersparen Sie sich später lästige Arbeit. Aus dem Grund sollten Sie die Datensensitivität klassifizieren. Das heißt, Sie klassifizieren einmal Felder und geben an, um welche Art von Daten es sich dabei handelt.

    Kategorien:

    • Sensitiv
    • Persönlich
    • Vertraulich
    • Normal

    Weitere Informationen zu den Kategorien finden Sie bei Microsoft.

  • Löschung von Daten

    Es gibt verschiedene Wege, Kundendaten zu löschen.

    Löschung einzelner Daten
    Sie können natürlich in jedem Feld gespeicherte Kundendaten löschen, indem Sie das Datenelement, das die Zielkundendaten enthält, manuell entfernen. Dazu zählen beispielsweise auch Dokumente, die Kundendaten enthalten (z. B. Notizen und gebuchte Verkaufs- und Eingangsrechnungen).

    Löschung eines gesamten Kunden
    Sie können Kundendaten direkt löschen, indem Sie einen Kontakt löschen und anschließend den Batchauftrag „Protokolleinträge zu abgebrochenen Interaktionen löschen“ ausführen, um Interaktionen für diesen Kontakt zu löschen.

    Dabei sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Sie dürfen rein personenbezogene Daten löschen, aber nicht solche, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind (z. B. Verkaufshistorie).

  • Suche nach Daten

    Sie können mit herkömmlichen Methoden Kundendaten sortieren, suchen und filtern. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel “Sortieren, suchen und filtern in Dynamics 365 Business Central”.

  • Zuordnung unterschiedlicher Rechte für Benutzerrollen

    Im Rahmen der Verwaltung Ihrer User können Sie verschiedene Rechte für unterschiedliche Rollen in Ihrem Unternehmen einrichten, um den Zugriff auf personenbezogene Daten einzuschränken.

 

 

Wie hilft Dynamics 365 Business Central dabei, personenbezogenen Daten richtig zu verarbeiten? In unserem Blogartikel “Personenbezogene Daten richtig verarbeiten” gehen wir exemplarisch auf zusammenhängende Prozesse ein, die Dynamics 365 Business Central unterstützt.

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